档案文件的分类排列与装订要求

关注:490 发表时间:2019-07-16 10:38:26

档案文件的分类排列与装订要求


档案文件分类什么是分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。

分类包括:选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。


(一)分类方法的选择归档文件的分类一般按照保管期限、年度、机构或问题进行分类,并保持分类体系的稳定。根据我区实际情况,规定了三种分类方法:

1)凡单位内设机构比较稳定健全、职责分工明确的,选择保管期限——年度——机构分类法;(如区委、区政府、区教委、区卫生局等单位)

2)单位内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的,应选择保管期限——年度——问题分类法;3)单位规模小,年底形成归档文件数量少的,应采用保管期限——年度分类法。

档案文件的排列(一)什么是归档文件的排列:归档文件的排列是指归档文件以件为单位在分类方案的***一级类目内、按照事由结合时间、重要程度排列。


(二)归档文件的排列要求

1)同一事由的归档文件按文件形成时间的先后顺序排列。

2)不同事由的归档文件按不同事由形成时间的先后顺序排列;根据实际需要也可按责任者或承办部门分别集中或按不同问题分别集中排列。

3)会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料等要分别集中排列。

4)对于未能按规定时间归档且具有保存价值的文件材料应排列在相应类别的***。


档案文件的装订要求

1)归档文件装订前必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整对破损的文件予以修裱;对字迹模糊或易退变的文件***、长期保存的要进行复制并附于原件后一并归档。

2)对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料应按照A4纸型的尺寸加以折叠尽量减少折叠层次折痕处应尽量位于字迹之外。

3)归档文件按件装订。装订时正文在前底稿在后;正文在前附件在后;原件在前复制件在后;转发文在前被转发文在后;来文与复文作为一件时复文在前来文在后;结论性材料在前依据性材料在后。有文件处理单的,应放在最前面,可以作为首页加盖归档章。不同文字的文本,无特殊规定的中文文本在前,外文文本在后。

4)装订前将“件”内的各页以左上侧对齐,对***、长期保存的归档文件要去掉金属物文件材料薄的(一般掌握在5页以内)用化学胶棒粘贴左上角,,文件材料一件较厚的可采用三孔一线方法在左侧装订,对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等不再拆钉重装,文件装订后用信封角套在左上角。对短期保存的归档文件不必拆除原有书钉.


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